Avis sur la protection de la vie privée

RGA est un groupe d’entreprises qui exerce ses activités à l’échelle mondiale, principalement en ce qui concerne les solutions de réassurance au titre de la vie et de la santé, comme la réassurance vie, la réassurance en matière de prestations du vivant, la réassurance collective et la réassurance santé.

Le siège social de Reinsurance Group of America, Incorporated est situé à St. Louis, Missouri, États-Unis d’Amérique.

RGA Compagnie de réassurance-vie du Canada est une entreprise canadienne incorporée selon les lois de la province de l’Ontario, avec des bureaux situés à Toronto, en Ontario, et à Montréal, au Québec.

D’autres entités du groupe RGA exercent leurs activités et fournissent des produits et des services partout dans le monde. Une liste complète de toutes les entités de RGA est accessible à http://www.rgare.com/global-presence.

Reinsurance Group of America, Incorporated est la société mère ultime du groupe RGA. Les entreprises RGA régionales ou liées au service sont généralement le contrôleur aux fins de protection des données dans les régions où elles exercent leurs activités. Pour l’UE et le Royaume-Uni, le contrôleur des données pour les activités de réassurance de RGA est le CAD de RGA International Reinsurance Company (Dublin). Pour simplifier les communications avec nous, lorsqu’il y a un lien avec la protection des données, vous pouvez communiquer avec nous à l’adresse privacy@rgare.com.

La réassurance est une relation d’affaires dans laquelle plusieurs compagnies d’assurance partagent le risque en achetant des polices d’assurance auprès d’autres assureurs (appelés « réassureurs ») pour limiter la perte totale que l’assureur original subirait en cas de sinistre. En répartissant le risque, une compagnie d’assurance individuelle peut s’occuper de clients dont la couverture serait trop lourde pour la seule compagnie d’assurance. Lorsqu’un réassureur souscrit une assurance auprès d’un autre réassureur, cela s’appelle rétrocession et le réassureur supplémentaire est appelé rétrocessionnaire.

Cet avis sur la protection de la vie privée est conçu pour assurer la conformité aux lois pertinentes dans les pays où les entités de RGA exercent leurs activités.

RGA traitera les renseignements personnels conformément aux lois locales sur la protection de la vie privée à l’endroit où les renseignements personnels sont recueillis et traités. Si les lois applicables prévoient un niveau de protection des renseignements personnels inférieur à celui établi par le présent avis sur la protection de la vie privée, le présent avis sur la protection de la vie privée prévaudra.

Les renseignements personnels sont des renseignements ou des combinaisons de renseignements qui permettraient raisonnablement à une personne d’être identifiée.

En tant qu’entreprise de réassurance, nous devons obtenir des renseignements sur les polices détenues par les clients de nos clients, c.-à-d. « vous », afin d’évaluer correctement les risques associés à la réassurance d’un bloc particulier de polices d’assurance et de fournir d’autres services. Cela signifie que nous recevrons des renseignements personnels à votre sujet de la part de nos clients lorsque vous pourriez :

• demander une police d’assurance,
• être titulaire d’une police d’assurance,
• être désigné comme bénéficiaire d’une police d’assurance,
• faire des réclamations en vertu d’une police d’assurance,
• être impliqué dans un incident donnant lieu à une réclamation d’assurance.

En ce qui concerne les lois locales et les types de produits et de services offerts à nos clients, nous obtenons des renseignements personnels auprès de diverses sources, lesquelles s’appliquent à vous selon votre situation particulière :

• Des compagnies d’assurance avec lesquelles nous travaillons. Lorsque vous souscrivez votre police d’assurance auprès de la compagnie d’assurance qui est notre client de réassurance et que votre police est réassurée par nous, la compagnie d’assurance nous fournit vos renseignements personnels même si vous n’avez pas de contact direct avec nous. Dans de tels cas, nous demandons à la compagnie d’assurance de vous fournir une copie de cet avis sur la protection de la vie privée avant de partager vos renseignements personnels.
• Des courtiers d’assurance ou d’autres intermédiaires, s’ils participent à la souscription de votre police d’assurance.
• Des autres réassureurs et rétrocessionnaires, s’ils ne souhaitent pas assumer le plein risque pour votre police d’assurance seulement.\
• Des personnes impliquées dans une réclamation ou qui nous aident à enquêter ou à traiter les réclamations, y compris les témoins, les experts, les avocats et les collecteurs externes de données, les vérificateurs et les fournisseurs de preuves.
• À partir de bases de données publiques, comme les bases de données anti-fraude, les listes de sanctions, les jugements des tribunaux et d’autres bases de données publiques, gérées par des organismes publics ou des organismes d’autoréglementation de l’industrie (lorsque la loi le permet). Cela sera plus courant lorsque nous nous conformons à nos obligations légales en matière de blanchiment d’argent et d’autres crimes financiers. Le cas échéant, dans ces circonstances, nous vous aviserons de nos sources où nous demanderons votre consentement à leur utilisation.
• Des fournisseurs de services de soins de santé (lorsque la loi le permet).
• Des agences d’évaluation du crédit (lorsque la loi le permet).
• Des plateformes de traitement des régimes de retraite (lorsque la loi le permet).
• Directement de vous. Nous ne recueillons normalement pas de renseignements personnels directement auprès de vous. Cependant, il y a des cas où nous fournissons certains outils aux assureurs qui permettent que les renseignements que vous fournissez directement à l’assureur nous soient automatiquement fournis. Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels si vous nous les fournissez volontairement, par exemple en nous envoyant un courriel.

Si vous avez besoin de plus amples renseignements sur la personne qui nous fournit vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées figurant dans la section « Communiquez avec nous » ci-dessous.

Le type de renseignements que nous recueillons et traitons à votre sujet dépendra de circonstances particulières liées à votre police d’assurance que vous avez souscrites auprès de nous et à toute réclamation en découlant. Elle peut inclure l’un des éléments ci-dessous (lorsque la loi le permet) :

• Renseignements personnels : Votre nom, âge, sexe, date de naissance, photographies, état matrimonial, nationalité, taille et poids, loisirs et intérêts.
• Renseignements d’identification :Votre pièce d’identité émise par le gouvernement et d’autres certificats (par exemple, certificats de naissance ou de mariage), permis de conduire, numéro d’assurance sociale (ou l’équivalent local).
  
• Coordonnées :Votre adresse, vos numéros de téléphone et votre adresse courriel.
  
• Renseignements sur votre famille et votre foyer : Nombre de vos enfants et leur nom, âge, sexe, date de naissance, taille et poids, votre type de logement, revenu de votre foyer, évaluation de votre résidence, données démographiques du foyer et nombre de véhicules personnels.
  
• Renseignements sur l’emploi et l’expérience : Vos antécédents d’emploi, votre employeur, votre rôle, votre salaire, vos options d’avantages sociaux, votre formation et tout permis et qualifications professionnelles.
• Informations financières :Les détails relatifs à votre compte bancaire, votre revenu annuel, vos placements/épargnes, votre numéro d’identification du payeur d’impôt, votre historique de crédit et votre historique de transactions.
  
• Renseignements relatifs aux polices d’assurance et aux réclamations :Informations relatives à la souscription de produits d’assurance et à la gestion et au traitement des réclamations d’assurance, comme les dossiers d’assurance antérieurs et les historiques des réclamations, les soumissions de votre police d’assurance, les modalités et les dates d’émission, les recommandations et les décisions concernant la souscription de votre police et les réclamations.
• À partir des renseignements que nous recueillons à votre sujet, nous pouvons également obtenir ou générer d’autres renseignements comme des cotes de risque. Une partie de ces renseignements est générée par profilage (voir la section « Utilisons-nous des renseignements personnels pour le profilage et la prise de décision automatisée? » ci-dessous).

Certaines des catégories de renseignements que nous recueillons sont des catégories spéciales de renseignements personnels (parfois appelées « renseignements personnels sensibles »). Selon vos circonstances particulières, celles-ci peuvent comprendre :

• Vos dossiers médicaux : Vos antécédents médicaux, les résultats et les renseignements des tests génétiques, les antécédents d’ordonnance, le certificat de décès, les rapports sur les diagnostics médicaux, les tests et le traitement, les questionnaires sur la déficience et les renseignements sur le tabagisme, l’état de grossesse et les antécédents.
• Vos antécédents médicaux familiaux :Antécédents familiaux de santé ou de morbidité.
• Informations sur vos caractéristiques personnelles et circonstances de nature sensible. Votre race ou origine ethnique, votre orientation sexuelle et votre vie sexuelle.
• Votre adhésion à une association professionnelle ou à un syndicat.
• Données criminelles : Votre dossier de conduite, vos antécédents criminels et sanctions (mais seulement lorsqu’il est légal de recueillir ces données).

Selon le type de nos services de réassurance et vos circonstances particulières, nous utilisons les renseignements personnels :

• pour fournir nos services de réassurance et remplir nos obligations contractuelles envers nos clients, y compris ce qui suit :
  • pour souscrire, évaluer et tarifer les risques à assurer,
  • pour calculer la prime d’assurance pour votre police d’assurance, et
  • pour examiner, traiter et gérer les réclamations;
• pour prévenir et détecter la fraude, le blanchiment d’argent, le terrorisme et d’autres crimes;
• pour aider à développer et à améliorer les services et produits existants, y compris leur tarification; pour effectuer des activités administratives liées à nos services (prix, administration, etc.);
• pour exercer, défendre et protéger nos droits légaux ou les droits de nos clients ou de tierces parties;
• pour se conformer aux obligations légales relatives, par exemple, à la conservation des dossiers financiers et pour coopérer avec les organismes de réglementation auxquels nous sommes assujettis; et
• pour vérifier nos activités.

Nous n’utilisons pas vos renseignements personnels pour vous faire la publicité de nos services et produits.

La façon dont nous analysons les renseignements personnels à des fins d’évaluation des risques, de prévention et de détection de la fraude et de signalement à nos clients dans le cadre de la prestation des services peut impliquer le profilage, ce qui signifie que nous pouvons traiter vos renseignements personnels à l’aide de logiciels capables d’évaluer certains aspects personnels à votre sujet et de prédire les risques ou les résultats. Par exemple, nous pouvons analyser des renseignements personnels sur votre mode de vie pour prédire la probabilité qu’une réclamation soit faite sur votre police d’assurance.

Comme nous sommes une entreprise de réassurance, nous ne prenons aucune décision concernant votre capacité à obtenir la police d’assurance ou le coût de celle-ci. Toutefois, le résultat de l’analyse de vos renseignements personnels, y compris votre côté de risque, peut être partagé avec votre compagnie d’assurance et peut avoir une incidence sur les décisions prises par la compagnie d’assurance. Si vous avez des questions sur la prise de décision automatisée par la compagnie d’assurance, vous devez communiquer avec votre compagnie d’assurance.

Nous nous engageons à traiter vos renseignements personnels de manière équitable et légale, et uniquement dans la mesure nécessaire pour atteindre les objectifs énumérés ci-dessus.

Nous devons avoir un fondement juridique pour traiter vos renseignements personnels. Dans la plupart des cas, notre capacité à obtenir et à traiter vos renseignements personnels repose sur les fondements juridiques suivants :

• Le traitement de vos renseignements personnels est nécessaire pour se conformer à nos obligations légales, comme les obligations de diligence raisonnable et de déclaration, répondre aux demandes de nos organismes de réglementation et conserver les dossiers financiers; et
• Le traitement de vos renseignements personnels est nécessaire pour répondre à nos intérêts légitimes et aux intérêts légitimes de nos clients, par exemple pour fournir nos services de réassurance à nos clients, pour améliorer nos services, pour nous assurer que nous établissons les prix de nos produits de façon appropriée, pour gérer les risques et notre entreprise de manière efficace, pour effectuer des vérifications et pour maintenir des dossiers exacts.

Lorsque nous nous appuyons sur ce motif juridique, nous nous assurons que ce traitement n’est pas inutilement intrusif et nous ne traitons que la quantité minimale de renseignements personnels nécessaires et pour la durée minimale. Nos intérêts légitimes comprennent généralement : s’assurer que nous fournissons le service auquel nos clients s’attendent et que nos produits fonctionnent comme prévu; notre entreprise fonctionne efficacement; nous offrons des produits et des services équitables; nous traitons nos clients et vous équitablement; et nous offrons des systèmes et des applications sécurisés et fiables.

Si nous devons traiter vos renseignements personnels sensibles aux fins énumérées ci-dessus, nous ne le ferons que dans les cas suivants :

• Votre consentement explicite a été obtenu.
  Lorsque le consentement est légalement requis pour traiter vos renseignements personnels sensibles, votre compagnie d’assurance obtiendra votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en communiquant avec la compagnie d’assurance qui a recueilli vos renseignements personnels. Toutefois, le retrait de votre consentement nous empêchera de continuer à fournir des services à la compagnie d’assurance et à vous indirectement;
• Nous devons traiter vos renseignements personnels sensibles pour établir, exercer ou défendre une réclamation juridique; où
  
• Nous sommes autrement autorisés par la loi locale pour traiter vos renseignements personnels sensibles. Par exemple, dans certains pays d’Europe, nous pouvons traiter ces renseignements lorsqu’il est nécessaire de fournir et de gérer un produit d’assurance.

Selon les circonstances pertinentes au traitement de vos renseignements personnels, nous pouvons partager vos renseignements personnels avec les parties suivantes :

• Entreprises du groupe RGA. Nous agissons comme une entreprise intégrée; il se peut donc que nous partagions vos renseignements personnels avec des entités du groupe, lesquelles peuvent utiliser ces renseignements aux fins décrites dans cet avis sur la protection de la vie privée. L’accès à vos renseignements est limité au personnel et aux consultant(e)s du groupe RGA ainsi qu'aux agent(e)s et représentant(e)s qui ont besoin d’y accéder dans l’exercice de leurs fonctions. Notre personnel ainsi que nos consultant(e)s s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements personnels dont ils ont besoin d’accéder dans le cadre de leurs fonctions et suivent de façon régulière des formations en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels.
• Compagnies d’assurance, intermédiaires, courtiers et rétrocessionnaires. Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des compagnies d’assurance, des intermédiaires, des courtiers, des rétrocessionnaires et des partenaires commerciaux qui utilisent vos renseignements personnels dans le cadre de la prestation d’assurance et du traitement des réclamations. Par exemple, nous pouvons partager vos renseignements personnels avec d’autres entreprises de réassurance aux fins de règlement des réclamations.
• Fournisseur de services. Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des fournisseurs de services qui exécutent certains services et certaines activités commerciales pour nous, par exemple, des fournisseurs de systèmes informatiques, des fournisseurs d’analyses, des entités de services actuariels et des traducteurs.
• Conseillers professionnels. Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des conseillers professionnels qui fournissent l’assurance et le soutien professionnels nécessaires à la prestation de nos services, par exemple, des vérificateurs, des consultants, des conseillers médicaux et des cabinets d’avocats.
• Tout organisme d’application de la loi, tribunal, organisme de réglementation, autorité gouvernementale ou organisme professionnel. Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec ces parties lorsque nous croyons que cela est nécessaire pour nous conformer à une obligation légale ou réglementaire, ou autrement pour protéger nos droits ou les droits d’un tiers.
• Acheteurs d’actifs. Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec tout tiers qui achète, ou à qui nous transférons, la totalité ou la quasi-totalité de nos actifs et de nos activités. Si une telle vente ou un tel transfert se produit, nous déploierons des efforts raisonnables pour nous assurer que l’entité à laquelle nous transférons vos renseignements personnels les utilise d’une manière conforme à cet avis sur la protection de la vie privée et que vous êtes avisé de tels changements.
  

Si vous avez besoin de renseignements supplémentaires sur les personnes avec qui vos renseignements personnels sont partagés, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées figurant dans la section « Communiquez avec nous » ci-dessous.

Vous avez certains droits concernant vos renseignements personnels, sous réserve des lois et circonstances locales relatives au traitement de vos données personnelles.

Vos droits comprennent le droit :

• d’accéder à vos renseignements personnels et aux détails relatifs au traitement de vos renseignements personnels;
• de rectifier les informations que nous détenons à votre sujet;
• d’effacer vos informations personnelles;
• de limiter notre utilisation de vos informations personnelles;
• de vous opposer à notre utilisation de vos informations personnelles;
• de recevoir vos informations personnelles dans un format électronique exploitable et de les transmettre à une tierce partie (le droit à la portabilité des données);
• de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données.

Puisque, dans de nombreux cas, nous recevons vos renseignements personnels directement de votre compagnie d’assurance, vous devez d’abord communiquer avec votre compagnie d’assurance si vous souhaitez exercer vos droits. Nous vous encourageons à informer votre compagnie d’assurance si vos renseignements personnels doivent être corrigés ou mis à jour (et vous pourriez être légalement tenu de le faire).

Si votre compagnie d’assurance n’a pas résolu votre demande ou votre préoccupation, ou si vous souhaitez communiquer directement avec nous pour discuter de vos droits ou exercer vos droits, vous pouvez communiquer avec nous par l’entremise de notre formulaire de contact en ligne ou en utilisant les coordonnées fournies dans la section « Communiquez avec nous » ci-dessous.  

Nous nous engageons à collaborer avec vous pour obtenir une résolution équitable de toute demande, plainte ou préoccupation concernant la confidentialité. Si, toutefois, vous croyez que nous n’avons pas été en mesure de répondre à votre demande, plainte ou préoccupation, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de surveillance locale (c.-à-d., la supervision dans la juridiction où vous vivez ou travaillez) ou l’autorité de surveillance de la juridiction où vous croyez qu’une violation des lois sur la protection des données a eu lieu.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de sécurité approprié au risque pour les renseignements personnels que nous traitons. Ces mesures visent à assurer la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité continues des renseignements personnels. Nous évaluons régulièrement ces mesures pour assurer la sécurité du traitement.

Nous conserverons normalement vos renseignements personnels aussi longtemps que nous serons tenus de les conserver pour gérer nos activités de réassurance aux fins décrites ci-dessus.

Plus précisément, conformément à notre calendrier de conservation des données, nous conservons vos renseignements personnels jusqu’à ce que vous ayez un intérêt ou une réclamation à l’égard d’une police que nous souscrivons. De plus, nous conservons les renseignements personnels pendant une période de temps qui nous permet raisonnablement d’enquêter, d’entamer ou de défendre des réclamations juridiques intentées par ou contre nous ou nos clients. De plus, nous conservons vos renseignements personnels pendant une longue période lorsque nous sommes tenus de respecter nos obligations réglementaires relatives, par exemple, à la prévention du blanchiment d’argent. Nous pourrions également conserver vos renseignements personnels pour une plus longue période de temps si cela s’avère nécessaire à des fins d’étude, de recherche ou de statistiques. Dans une telle éventualité, l’information conservée serait dépersonalisée.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la conservation de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées figurant dans la section « Communiquez avec nous » ci-dessous.

Nous détruisons les renseignements personnels en toute sécurité lorsque leur période de conservation est expirée. Toutefois, nous pouvons décider de regrouper ou d’anonymiser les données (qui ne sont pas traitées comme des renseignements personnels en vertu du présent avis sur la protection de la vie privée) et de les conserver plus longtemps.

Puisque nous exerçons nos activités en tant qu’entreprise mondiale, vos renseignements personnels peuvent être transférés, stockés et traités par des entités de RGA dans d’autres pays, ce qui peut inclure des pays qui ne sont pas considérés comme assurant un niveau adéquat de protection des renseignements personnels en vertu de la loi de l’Union européenne ou de votre loi locale. Par conséquent, RGA a adopté des règles d’entreprise contraignantes (« BCR ») pour nous permettre d’effectuer des transferts internationaux de vos renseignements personnels au sein de notre groupe d’entreprises conformément aux lois sur la protection des données de l’Union européenne et d’autres pays pertinents. Des résumés de nos BCR sont accessibles sur Binding Corporate Rules.

Si nous devons transférer vos renseignements personnels à des fournisseurs de services ou à d’autres parties situées à l’extérieur de l’EEE ou à d’autres pays pertinents, nous veillerons à ce que des mesures de protection adéquates soient en place avec ces parties. Nous mettons généralement en place des engagements contractuels conformément aux exigences juridiques applicables pour nous assurer que vos renseignements personnels sont adéquatement protégés. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures de protection appropriées en place, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées figurant dans la section « Communiquez avec nous » ci-dessous.

Pour toutes les autres adresses postales, veuillez consulter rgare.com

Si vous souhaitez exercer le droit d’une personne concernée, vous pouvez contacter Le Responsable de la protection des données de RGA pour la région du Canada.

Le Responsable de la protection des données de RGA pour la région du Canada est Mai-Khoi Lam. 

Si vous avez des questions ou des préoccupations à adresser à notre Responsable de la protection des données concernant la façon dont vos données personnelles ont été utilisées, veuillez communiquer avec lui par courriel à l’adresse suivante : mlam@rgare.com.

Vous pouvez nous demander une copie de cet avis sur la protection de la vie privée en utilisant les coordonnées des personnes-ressources indiquées ci-dessus. Il se peut que nous modifiions cet avis sur la protection de la vie privée à l’occasion. Si nous apportons une modification importante à cet avis sur la protection de la vie privée, nous publierons un avis à ce sujet sur notre site Web et nous pourrions demander aux compagnies d’assurance avec lesquelles nous travaillons de vous aviser en notre nom.