Avis de confidentialité de RGA relatif au personnel et au recrutement dans la région EMEA

RGA est un groupe international de réassurance axé principalement sur les solutions de réassurance liées à la vie et à la santé. Nos produits et services de base comprennent notamment la réassurance vie, la réassurance des prestations du vivant, la réassurance de groupe, la réassurance santé, les solutions financières, la souscription facultative et le développement de produits.

Le siège social de Reinsurance Group of America, Inc. est situé à St. Louis, dans le Missouri, aux États-Unis d’Amérique.

RGA possède de nombreux bureaux dans la région EMEA. Par exemple, RGA International Reinsurance Company, société à activité désignée, basée en Irlande, est le représentant de RGA dans l’Espace économique européen (« EEE »), RGA Reinsurance Company Middle East Limited aux Émirats arabes unis est le représentant de RGA au Moyen-Orient, et RGA Reinsurance Company of South Africa Limited en Afrique du Sud est le représentant de RGA en Afrique. La liste complète de toutes les entités RGA en EMEA est disponible à l’adresse Global Presence.

L’entité RGA qui vous emploie est le responsable du traitement des informations personnelles que nous collectons et traitons. D’autres entités RGA peuvent également être responsables du traitement de vos informations personnelles selon leur implication dans les sujets relatifs au recrutement et à l’emploi.

Le présent Avis de confidentialité est conçu pour assurer la conformité à la législation applicable en EMEA où RGA a des bureaux.

RGA traite les informations personnelles conformément à de nombreuses législations locales sur la protection de la vie privée à l’endroit où les informations personnelles sont collectées et traitées. Lorsque les lois en vigueur prévoient un niveau de protection des informations personnelles inférieur à celui établi par le présent Avis de confidentialité, le présent Avis de confidentialité prévaudra.

Informations personnelles cela signifie toute information ou combinaison d’informations pouvant raisonnablement permettre d’identifier une personne.

Si vous postulez à un emploi chez RGA, en fonction des politiques de recrutement du bureau RGA spécifique, nous pouvons recueillir vos informations personnelles des manières suivantes (dans la limite autorisée par la législation locale) :

• depuis votre candidature et votre CV, que vous nous fournissez directement ;
• depuis votre candidature et votre CV, qu’un recruteur nous fournit en votre nom ;
• en vous faisant passer des entretiens et en vous contactant, ainsi qu’en procédant à des évaluations pour tester votre aptitude à occuper un poste ;
• en effectuant des vérifications d’antécédents auprès d’agences de placement ou des registres accessibles au public (dans la mesure autorisée par la loi). Par exemple, RGA peut vérifier votre nom par rapport aux listes développées par divers gouvernements pour la prévention du blanchiment d’argent et du terrorisme ;
• à partir de profils professionnels accessibles au public sur des sites Web ou des réseaux sociaux (par ex. LinkedIn) ;
• auprès d’anciens employeurs ou autres références, incluant des employés de RGA.

Si vous êtes un employé de RGA, nous pouvons recueillir vos informations personnelles des manières suivantes (dans la mesure permise par la législation locale) :

• directement de votre part, lorsque vous rejoignez la société pour la première fois et tout au long de votre emploi ;
• en vous contactant tout au long de votre emploi ;
• de la part de responsables, d’autres employés, de clients ou de prestataires de services qui fournissent des commentaires sur votre compte tout au long de votre emploi ;
• en effectuant des vérifications ponctuelles des antécédents auprès d’agences de placement ou des registres accessibles au public, tels que des listes développées par divers gouvernements pour la prévention du blanchiment d’argent et du terrorisme (dans la limite autorisée par la loi) ;
• de la part d’organismes professionnels ou réglementaires ;
• en utilisant des systèmes de vidéosurveillance et de gestion du temps dans nos locaux ; et
• en surveillant l’utilisation de nos systèmes et applications informatiques.

Le type d’informations personnelles que nous recueillons et traitons à votre sujet dépendra de circonstances spécifiques liées à votre recrutement et à votre emploi dans la société, ainsi que des lois locales applicables au bureau RGA spécifique avec lequel vous travaillez.

Si vous postulez à un emploi chez RGA, nous pouvons recueillir les catégories suivantes d’informations personnelles vous concernant :

• Données personnelles : nom, sexe et date de naissance ;
• Coordonnées : numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse postale et numéro de téléphone portable ;
• Informations sur le parcours scolaire et professionnel : parcours scolaire et professionnel, qualifications, attestations, compétences, licences, affiliations professionnelles ;
• Informations sur le droit au travail : votre nationalité, vos permis de travail et de résidence et vos visas ;
• Informations sur votre emploi actuel : intitulé du poste, responsabilités et historique de salaire ;
• Informations sur les tests de personnalité ou psychométriques.

Si vous êtes employé de RGA, nous pouvons recueillir les catégories suivantes d’informations personnelles vous concernant :

• Données personnelles : nom, sexe et date de naissance et numéro d’employé ;
• Coordonnées : numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse postale et numéro de téléphone portable ;
• Photographies ou vos images ;
• Pièces d’identité : copie de votre passeport, carte d’identité ou permis de conduire ;
• Informations sur votre famille : situation familiale et personnes à charge ;
• Personnes à contacter en cas d’urgence : parents proches, noms, relations avec vous et coordonnées ;
• Données d’emploi : votre fonction, votre contrat de travail, vos dates de début et de fin de contrat, votre salaire (notamment votre niveau et votre échelon) et vos horaires de travail ;
• Données de paie : coordonnées bancaires, informations relatives à la paie, données fiscales, informations relatives à la retraite ou à une pension, détails des congés et notes de frais ;
• Informations relatives aux avantages sociaux : avantages disponibles et paiements demandés ;
• Informations sur les tests de personnalité ou psychométriques;
• Informations sur la performance et la formation : performance professionnelle, promotions, historique de formation et besoins de développement ;
• Informations liées aux enquêtes : questions relatives aux griefs et au respect de la dignité au travail, rapports disciplinaires, avertissements ou sanctions émis, problèmes de dénonciations ;
• Informations relatives à la surveillance : informations dérivées de la surveillance des normes d’utilisation acceptables des technologies de l’information, notamment l’identifiant utilisateur de l’employé, les journaux d’accès aux systèmes informatiques, les enregistrements CCTV et les enregistrements du système de gestion du temps ;
• Informations sur votre vie personnelle et familiale (uniquement si vous les partagez volontairement avec vos collègues).

Certaines des informations personnelles que nous vous demandons de fournir sont obligatoires, ce qui signifie que vous devez nous les fournir pour que nous puissions continuer à vous recruter ou à vous employer, ou pour remplir nos obligations légales. Nous vous indiquerons clairement les cas où vous êtes tenus de fournir certaines informations au moment où nous vous les demanderons.

Notre capacité à recueillir et à traiter des catégories spéciales d’informations personnelles dépendra de la législation locale applicable au bureau RGA spécifique et des circonstances relatives à votre recrutement et à votre emploi dans notre société.

Si vous postulez à un emploi chez RGA, nous pouvons recueillir les catégories spéciales d’informations personnelles suivantes:

• Casier judiciaire : confirmation que vous avez commis des infractions pénales et mesures de sécurité qui ont été appliquées.
  Si vous êtes un employé de RGA, nous pouvons collecter les catégories spéciales d’informations personnelles suivantes:
• Casier judiciaire : confirmation si vous avez commis des infractions pénales et mesures de sécurité qui ont été appliquées ;
• Données de santé : formulaires de congé maladie, détails des aménagements raisonnables du bureau ;
• Dossiers d’accident (uniquement si vous avez un accident du travail) ;
• Informations relatives à la diversité (uniquement si vous les partagez volontairement avec vos collègues).

Si vous postulez à un emploi chez RGA, nous utilisons vos informations personnelles aux fins suivantes :

• faciliter le processus de recrutement et faire correspondre vos informations aux offres d’emploi ;
• vérifier si vous avez déjà postulé pour un emploi dans notre société
• vous contacter en lien avec votre candidature ;
• évaluer votre expérience professionnelle, vos compétences et vos capacités pour un poste spécifique ;
• vous proposer une offre qui correspond à votre profil ;
• vous tenir informé(e) des offres d’emploi qui pourraient vous intéresser.
  

Dans certains cas, nous pouvons également utiliser vos catégories spéciales d’informations personnelles pour prendre des mesures de précaution et vérifier que vous n’avez pas été impliqué(e) dans des activités criminelles et que vous êtes en mesure d’assumer des responsabilités spécifiques chez RGA.

Si vous êtes un employé de RGA, nous utilisons vos informations personnelles aux fins suivantes :

• exécuter le contrat que nous avons avec vous et gérer nos processus ressources humaines ;
• gérer les besoins en matière d’immigration et de mobilité ;
• vous rémunérer pour votre travail, gérer la paie et vos droits aux congés ;
• vous fournir les droits à la retraite et les prestations applicables ;
• évaluer votre performance, identifier vos besoins de développement, effectuer des revues de rémunération et de classification, gérer les promotions et proposer des formations ;
• planifier la succession ;
• traiter tout litige ou faute signalée, respecter les obligations légales auxquelles nous sommes soumis et coopérer avec les organismes de réglementation et les forces de l’ordre ;
• mener des enquêtes et résoudre les problèmes disciplinaires ou les griefs des employés ;
• traiter vos demandes et requêtes ;
• faciliter votre interaction avec les autres, maintenir un environnement de travail intéressant et collaboratif ;
• vous permettre d’accéder à nos locaux, équipements et systèmes ;
• gérer la sécurité de nos locaux, systèmes, installations et données.

Nous pouvons également traiter vos catégories spéciales d’informations personnelles aux fins suivantes :

• prendre des mesures de précaution, et nous assurer que vous n’avez pas été impliqué(e) dans des activités criminelles et que vous êtes capable d’assumer des responsabilités spécifiques chez RGA ;
• respecter nos obligations en matière d’hygiène et de sécurité, y compris la gestion des indemnités de maladie ainsi que le suivi et la gestion des absences pour maladie, et adapter le lieu de travail ou nos installations à vos besoins ;
• promouvoir la diversité au travail, par exemple.

Nous pouvons utiliser la technologie (y compris la technologie fournie par des prestataires de services tiers) pour traiter vos informations personnelles d’une manière qui constitue un « profilage » (dans la limite autorisée par la législation locale). Cela implique l’utilisation d’un logiciel capable d’évaluer vos caractéristiques personnelles et de prévoir les risques ou les résultats. Voici les principaux exemples de la façon dont nous procédons au profilage :

• lorsque nous utilisons des tests de personnalité ou psychométriques, en particulier dans le processus de recrutement. Ces tests analysent vos réponses pour mettre en évidence vos forces et faiblesses potentielles et votre adéquation possible pour certains types de rôles, mais nous n’utilisons pas ces tests pour sélectionner ou éliminer automatiquement les candidats ; et
• pour la gestion du personnel. Nous pouvons utiliser des logiciels pour nous assurer que notre main-d’œuvre est gérée et utilisée efficacement, pour prévoir les risques de fidélisation du personnel, et pour nous assurer que les employés sont rémunérés équitablement.
  

Bien que nous puissions utiliser le profilage pour faciliter notre prise de décision, nous ne prenons pas uniquement des décisions automatisées concernant les individus. Nous ne prenons donc pas de décisions concernant l’embauche, la rémunération, le licenciement, la promotion ou d’autres questions qui peuvent avoir un impact significatif sur une personne sans évaluer toutes les circonstances.

Nous nous engageons à traiter vos informations personnelles de manière équitable et légale et uniquement dans la mesure nécessaire pour atteindre les objectifs énumérés ci-dessus.

Une base juridique est nécessaire pour traiter vos informations personnelles. Dans la plupart des cas, notre capacité à obtenir et à traiter vos informations personnelles est fondée sur l’une des bases juridiques suivantes :

• prendre les mesures nécessaires avant de conclure un contrat avec vous ;
• remplir nos obligations contractuelles envers vous dans le cadre de votre contrat avec notre société ;
• nous conformer à nos obligations légales, par exemple obtenir une preuve de votre droit à travailler ou effectuer une vérification des antécédents ;
• nous conformer à nos obligations légales envers vous, par exemple les obligations en matière d’hygiène et de sécurité que nous devons respecter en tant qu’employeur, les lois en vigueur dans le secteur de la réassurance ou d’autres lois applicables en matière d’emploi ;
• répondre à nos intérêts légitimes, par exemple, pour mener le processus de recrutement de manière efficace et équitable, pour gérer efficacement nos employés, pour développer, former et faire un retour à nos employés, pour surveiller la conformité aux politiques internes et pour protéger la société (et d’autres employés) contre le vol, les menaces de cybersécurité ou autres crimes. Lorsque nous traitons des informations personnelles pour satisfaire nos intérêts légitimes, nous mettons en place de robustes mesures de protection pour garantir que votre vie privée est protégée et pour nous assurer que nos intérêts légitimes ne sont pas supplantés par vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations concernant le test de pondération que nous effectuons, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées dans la section « Nous contacter » ci-dessous ; et
• pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne, par exemple en fournissant vos données de santé à un médecin en cas d’urgence médicale.

À l’occasion, nous pouvons obtenir votre consentement explicite pour recueillir et utiliser certains types d’informations personnelles, par exemple lorsque nous sommes tenus de le faire en vertu de la loi ou si les candidats nous demandent de transmettre leurs informations à un tiers aux fins de recrutement. Si nous demandons votre consentement pour traiter vos informations personnelles, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant aux coordonnées indiquées dans la section « Nous contacter » ci-dessous.

Pour plus d’informations sur la manière dont ces bases juridiques s’appliquent au traitement de vos informations personnelles, veuillez consulter le lien suivant : Legal Bases and Purposes

En fonction des circonstances pertinentes pour le traitement de vos informations personnelles, nous pouvons les partager avec les parties suivantes :

• Sociétés du groupe RGA. Nous opérons en tant qu’entreprise internationale ; nous pouvons donc partager vos coordonnées ainsi que d’autres aspects de votre profil d’emploi avec des sociétés du groupe pour la gestion des ressources humaines et les rapports internes.
• Prestataires de services. Nous pouvons partager vos informations personnelles avec des prestataires de services qui effectuent des services et d’autres opérations commerciales pour notre compte. Par exemple, nous pouvons collaborer avec d’autres sociétés pour la gestion de la paie, l’offre et la gestion des avantages sociaux, la vérification des employés, les conseils en matière d’immigration, les tests psychométriques, l’hébergement de la plateforme RH et l’analyse des informations afin d’améliorer nos processus et politiques.
• Hôtels, transporteurs et sociétés de relocalisation, afin de fournir une assistance à la relocalisation ou d’organiser votre transport et votre hébergement, le cas échéant.
• Tout agence d’application de la loi, tout tribunal, tout régulateur, toute autorité gouvernementale ou tout organisme professionnel. Nous pouvons partager vos informations personnelles avec ces parties si nous estimons cela nécessaire pour nous conformer à une obligation légale ou réglementaire, ou pour autrement protéger nos droits ou les droits de tiers.
• Acquéreurs d’actifs. Nous pouvons partager vos informations personnelles avec tout tiers qui acquiert, ou à qui nous transférons, la totalité ou la quasi-totalité de nos actifs et activités. Si une telle vente ou un tel transfert se produit, nous déploierons des efforts raisonnables pour nous assurer que l’entité à laquelle nous transférons vos informations personnelles les utilise d’une manière conforme au présent Avis de confidentialité.

Vous disposez de certains droits concernant vos informations personnelles, sous réserve de la législation locale et des circonstances relatives au traitement de vos informations personnelles.

Vos droits sont notamment les droits suivants :

• nous demander de confirmer si vos informations personnelles sont traitées, et accéder à vos informations personnelles et aux détails du traitement (droit d’accès ;
• rectifier toute information inexacte que nous détenons à votre sujet (droit de rectification) ;
• effacer vos informations personnelles (droit à l’oubli) ;
• restreindre le traitement de vos informations personnelles (droit à la limitation du traitement) ;
  
• vous opposer au traitement de vos informations personnelles (droit d’opposition) ;
• révoquer votre consentement concernant le traitement de vos informations personnelles (lorsque nous nous appuyons sur votre consentement comme base juridique pour le traitement) (droit de retirer votre consentement) ;
• recevoir vos informations personnelles dans un format électronique utilisable et les transmettre à un tiers (droit à la portabilité des données) ; et
• déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données.

Si vous souhaitez discuter de ces droits ou les exercer, veuillez contacter le service RH ou le Bureau mondial de la confidentialité et de la sécurité (Global Privacy & Security Office, GSPO) à l’adresse dsr@rgare.com, ou en utilisant les coordonnées fournies dans la section « Nous contacter » ci-dessous.

Nous vous encourageons à contacter le service RH pour mettre à jour ou corriger vos informations si elles changent ou si les informations que nous détenons à votre sujet sont inexactes.

Nous nous engageons à collaborer avec vous pour arriver à une résolution équitable de toute demande, plainte ou préoccupation en matière de confidentialité. Si, toutefois, vous estimez que nous n’avons pas été en mesure de traiter votre demande, plainte ou préoccupation, vous pouvez déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle locale (c.-à-d., l’autorité de contrôle de la juridiction où vous vivez ou travaillez) ou de l’autorité de contrôle de la juridiction où vous pensez qu’une violation des lois sur la protection des données a été commise. Les coordonnées des autorités de contrôle sont disponibles en suivant ce lien : Supervisory Contacts

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de sécurité correspondant au risque pour les informations personnelles que nous traitons. Ces mesures visent à assurer la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité continues des informations personnelles. Nous évaluons régulièrement ces mesures pour assurer la sécurité du traitement.

Si vous postulez à un emploi dans notre société, nous conserverons vos informations personnelles jusqu’à ce que le poste auquel vous postulez ait été pourvu, après quoi nous conserverons vos informations personnelles conformément à notre politique de conservation des dossiers pendant une période qui nous permet de :

• Consultez nos archives si vous postulez à un autre poste dans notre société'
• Respecter les exigences de conservation des dossiers en vertu de la législation locale
• Défendre ou introduire toute demande en justice existante ou potentielle
• Répondre aux questions ou réclamations que vous pourriez avoir

Nous supprimerons vos informations personnelles lorsqu’elles ne seront plus nécessaires à ces fins. S’il existe des informations que nous ne pouvons pas, pour des raisons techniques, supprimer entièrement de nos systèmes, nous mettrons en place les mesures nécessaires pour empêcher tout traitement ou utilisation ultérieurs des données.

Si vous êtes un(e) employé(e), nous conserverons vos informations personnelles aussi longtemps que vous resterez employé(e) chez nous. Lorsque notre relation avec vous prendra fin, nous conserverons vos informations personnelles conformément à notre politique de conservation des dossiers pendant une période qui nous permet de :

• Vous fournir tous les avantages sociaux continus tels que la retraite ou la prévoyance
• Respecter les exigences de conservation des dossiers en vertu de la législation locale
• Défendre ou introduire toute demande en justice existante ou potentielle
• Répondre aux questions ou réclamations que vous pourriez avoir
• Effectuer des contrôles sur les employés qui sont mutés vers certaines fonctions contrôlées, conformément aux réglementations

Nous supprimerons vos informations personnelles lorsqu’elles ne seront plus nécessaires à ces fins. S’il existe des informations que nous ne pouvons pas, pour des raisons techniques, supprimer entièrement de nos systèmes, nous mettrons en place les mesures nécessaires pour empêcher tout traitement ou utilisation ultérieurs des données.

Étant donné que nous opérons en tant qu’entreprise internationale, vos informations personnelles peuvent être transférées à, stockées et traitées par des sociétés RGA dans d’autres pays, notamment des pays qui ne sont pas considérés comme assurant un niveau adéquat de protection des informations personnelles en vertu de la loi de l’Union européenne ou de votre législation locale. Par conséquent, RGA a adopté des Règles d’entreprise contraignantes (Binding Corporate Rules, « BCR ») afin de nous permettre d’effectuer des transferts internationaux de vos Informations personnelles au sein de notre groupe de sociétés conformément aux lois sur la protection des données de l’Union européenne et d’autres pays concernés. La synthèse de nos BCR est disponible à l’adresse Binding Corporate Rules.

Lorsque nous devons transférer vos informations personnelles à des prestataires de services ou autres tiers situés en dehors de l’EEE ou d’autres pays pertinents, nous veillerons à ce que des mesures de protection adéquates soient mises en place avec ces tiers. Nous mettons généralement en place des engagements contractuels conformément aux obligations légales en vigueur pour nous assurer que vos informations personnelles sont correctement protégées. Pour plus d’informations sur les mesures de protection nécessaires en place, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées dans la section « Nous contacter » ci-dessous.

En cas de questions ou de préoccupations concernant la façon dont vos Informations personnelles ont été utilisées, veuillez nous envoyer un e-mail à l’adresse privacy@rgare.com, nous appeler ou nous écrire.

Vous pouvez nous demander une copie du présent Avis de confidentialité en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessus. Nous pouvons occasionnellement modifier ou mettre à jour le présent Avis de confidentialité. Si nous apportons d’importantes modifications au présent Avis de confidentialité, nous vous en informerons et, le cas échéant, nous vous en informerons suffisamment à l’avance pour que vous ayez la possibilité d’exercer vos droits (par ex., vous opposer au traitement).